메일 첨부 한도에 걸렸을 때 확인할 것들

메일 서비스가 말하는 '25MB 한도'는 첨부 파일 자체가 아니라 메일 전체의 크기 기준입니다. 첨부 파일은 전송 과정에서 인코딩되며 용량이 30%가량 불어나기 때문에, 실제로 첨부할 수 있는 파일 크기는 18~19MB 정도라고 보는 편이 안전합니다.

그래서 24MB짜리 파일이 25MB 한도에 막히는 일이 생깁니다. 파일 크기가 한도의 4분의 3을 넘는다면 처음부터 다른 방법을 고려하는 것이 좋습니다.

보내는 데 성공해도 받는 쪽 서버가 거부하면 반송됩니다. 회사나 기관의 메일 서버는 10MB 안팎으로 한도를 잡아 두는 경우가 흔하고, 반송 안내는 몇 분에서 몇 시간 뒤에야 도착하기도 합니다.

중요한 서류를 마감 직전에 보내는 상황이라면, 10MB가 넘는 첨부는 미리 받는 쪽에 한도를 물어보거나 애초에 줄여서 보내는 편이 안전합니다.

PDF 압축의 효과는 문서 종류에 따라 크게 다릅니다. 스캔본이나 사진이 많은 문서는 절반 이하로 줄기도 하지만, 워드에서 내보낸 텍스트 위주 문서는 몇 % 줄어드는 데 그칩니다.

압축을 한 번 시도해 보고 감소 폭이 작다면, 같은 파일을 설정만 바꿔 여러 번 압축해도 결과는 거의 달라지지 않습니다. 그 시간에 분할로 방향을 바꾸는 것이 빠릅니다.

파일을 나눌 때 용량 기준으로 기계적으로 자르면 장(章) 중간이 끊어져 받는 사람이 불편합니다. 목차 단위, 서류 종류 단위처럼 내용 기준으로 나누고, 파일명에 '1of2' 같은 표기를 붙이면 누락 확인도 쉬워집니다.

메일 본문에는 총 몇 개 파일을 보냈는지 적어 두세요. 여러 통으로 나눠 보낼 때 한 통이 스팸함에 들어가는 사고를 잡아낼 수 있는 유일한 방법입니다.

수십 MB가 넘는 파일이라면 클라우드 저장소에 올리고 링크를 보내는 편이 서로 편합니다. 다만 기관 제출이나 계약 관련 서류는 '첨부 파일만 접수한다'는 규정이 있는 곳도 있으니 제출 요강을 먼저 확인하세요.

링크로 보낼 때는 권한 설정을 반드시 확인해야 합니다. '링크가 있는 모든 사용자'로 열어 두면 편하지만, 민감한 서류라면 받는 사람의 계정에만 권한을 주는 것이 원칙입니다.