사진으로 낼까, PDF로 낼까 — 서류 제출 형식 고르기

서류를 받는 쪽 입장에서 생각하면 답이 나옵니다. 사진 파일은 기기마다 보이는 크기가 제각각이고, 여러 장이면 순서가 섞이고, 인쇄하면 한 장에 어떻게 배치될지 예측할 수 없습니다. PDF는 페이지 개념이 있어서 이 문제가 전부 사라집니다.

특히 서류가 두 장 이상이라면 PDF로 묶는 것이 사실상 예의에 가깝습니다. 담당자가 첨부 파일 여섯 개를 하나씩 열어 보게 만드는 것과, 한 파일에서 순서대로 넘겨 보게 하는 것의 차이입니다.

모바일 앱이나 웹 양식이 '이미지 파일만 업로드 가능'인 경우가 있습니다. 신분증 촬영처럼 시스템이 이미지에서 정보를 자동 인식하는 경우인데, 이때는 요구대로 JPG나 PNG를 그대로 올리는 것이 맞습니다. PDF로 감싸면 오히려 인식에 실패합니다.

화질이 중요한 증빙(영수증의 작은 글씨 등)을 한두 장만 내는 경우도 원본 사진이 낫습니다. 변환 과정에서 재압축이 일어나 글씨가 뭉개질 여지를 없애는 것입니다.

스마트폰으로 찍은 서류 사진을 그대로 PDF에 넣으면 한 장에 5~10MB씩 나가서 몇 장만 묶어도 업로드 한도에 걸립니다. 변환할 때 페이지 크기를 A4로 지정하고, 품질 옵션이 있다면 중간 수준으로 두는 것이 용량과 가독성의 균형점입니다.

찍을 때부터 신경 쓰면 더 좋습니다. 그림자가 지지 않게 밝은 곳에서, 서류가 화면에 꽉 차게, 정면에서 찍으세요. 비스듬히 찍힌 사진은 PDF로 묶어도 비스듬합니다.

여러 장을 한 PDF로 묶기 전에 확인할 것은 세 가지입니다. 순서가 요강의 서류 목록과 같은지, 방향이 전부 똑바른지, 불필요한 장(같은 서류를 두 번 찍은 것 등)이 섞여 있지 않은지.

파일명은 '홍길동_주민등록등본외3종.pdf'처럼 누구의 무슨 서류인지 드러나게 짓는 것이 좋습니다. 담당자는 하루에도 수십 개의 '스캔.pdf'를 받습니다.