스캔 파일이 너무 클 때 — 스캔 단계에서 잡는 법

해상도(dpi)는 용량에 제곱으로 작용합니다. 600dpi 스캔은 300dpi의 네 배 용량입니다. 그런데 일반 문서를 화면에서 읽고 인쇄하는 용도라면 300dpi로 충분하고, 200dpi도 글자가 또렷하게 나옵니다.

600dpi 이상이 필요한 경우는 작은 글씨가 많은 원본을 확대해 봐야 하거나, 사진·도판의 세부가 중요한 자료 정도입니다. 스캐너 기본값이 600dpi로 되어 있다면 300으로 내리는 것만으로 용량이 4분의 1이 됩니다.

같은 문서라도 컬러 스캔은 회색조의 3배, 흑백(이진) 스캔의 10배 이상 용량이 나올 수 있습니다. 도장이나 형광펜 표시가 중요한 서류가 아니라면 회색조로 충분한 경우가 많습니다.

글자만 있는 문서는 흑백 모드가 가장 작고 글자 경계도 오히려 선명합니다. 다만 흑백 모드는 도장·서명·음영을 뭉개 버릴 수 있으니, 계약서처럼 도장이 중요한 문서에는 쓰지 마세요.

복합기 중에는 스캔 결과를 무압축이나 저압축 상태로 저장하는 기본값을 가진 기종이 있습니다. 같은 300dpi 컬러라도 설정에 따라 파일 크기가 몇 배씩 차이 납니다. 스캔 설정에서 'PDF(고압축)', 'JPEG 품질' 같은 항목을 찾아 중간 수준으로 맞춰 보세요.

정기적으로 대량 스캔하는 사무실이라면 이 설정 하나가 누적 저장 용량을 크게 바꿉니다. 한 번 테스트 스캔으로 품질을 확인하고 기본값으로 저장해 두는 것을 권합니다.

이미 받은 스캔 파일이 크다면 그때 압축 도구를 씁니다. 스캔본은 페이지 전체가 이미지라 압축 효과가 큰 편이고, 이미지 품질을 조금 낮추는 것만으로 절반 이하로 줄어드는 경우가 많습니다.

다만 압축 후에는 반드시 작은 글씨가 읽히는지 확인하세요. 그리고 원본은 지우지 말고 보관하세요. 압축은 정보를 버리는 작업이라 되돌릴 수 없습니다.